Hàng tồn kho không còn giá trị sử dụng – Khi nào nên tiêu hủy?

Hàng tồn kho là một phần không thể thiếu trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên, không phải sản phẩm nào được nhập kho cũng có thể bán hết hoặc sử dụng đúng kế hoạch. Sau một thời gian, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với những lô hàng lỗi thời, hư hỏng, hết hạn hoặc không còn phù hợp với nhu cầu thị trường.

Việc tiếp tục lưu giữ hàng hóa không còn giá trị sử dụng có thể làm phát sinh thêm chi phí và gây khó khăn cho công tác quản lý. Nhưng có phải cứ hàng tồn lâu ngày là nên tiêu hủy? Trước khi quyết định, doanh nghiệp cần đánh giá tình trạng sản phẩm, khả năng thu hồi giá trị và những yêu cầu liên quan đến quá trình xử lý.

Hàng tồn kho không còn giá trị sử dụng là gì?

Trong hoạt động kinh doanh, hàng tồn kho không còn giá trị sử dụng có thể hiểu là những nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm không còn đáp ứng mục đích sử dụng, sản xuất hay kinh doanh ban đầu.

Tình trạng này có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Chẳng hạn, một doanh nghiệp phân phối thực phẩm còn hàng chưa bán hết nhưng đã quá hạn sử dụng. Một nhà máy có linh kiện được sản xuất cho mẫu sản phẩm cũ, trong khi dây chuyền hiện tại đã chuyển sang thiết kế mới. Hoặc một đơn vị bán lẻ phải thu hồi sản phẩm vì phát hiện lỗi chất lượng.

Tuy nhiên, cần phân biệt giữa hàng bán chậm và hàng thực sự không còn khả năng sử dụng. Sản phẩm tồn kho lâu nhưng vẫn bảo đảm chất lượng có thể được điều chuyển, giảm giá, tái sử dụng hoặc xử lý theo phương án thương mại khác. Tiêu hủy thường là lựa chọn khi những giải pháp này không còn phù hợp hoặc hàng hóa không được phép tiếp tục lưu thông.

Những trường hợp doanh nghiệp nên xem xét tiêu hủy hàng tồn kho

Hàng hóa đã hết hạn sử dụng

Đây là trường hợp phổ biến đối với thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm và các sản phẩm có thời hạn sử dụng được công bố.

Khi sản phẩm đã hết hạn, doanh nghiệp cần xem xét quy định áp dụng cho từng nhóm hàng và không được tiếp tục lưu thông nếu pháp luật không cho phép. Việc giữ lại những lô hàng này quá lâu cũng làm tăng nguy cơ nhầm lẫn với sản phẩm còn hạn.

Với hàng có đặc tính dễ phân hủy, quá trình lưu kho kéo dài còn có thể gây rò rỉ, phát sinh mùi hoặc ảnh hưởng đến những sản phẩm khác.

Hàng bị hư hỏng trong quá trình bảo quản

Điều kiện nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng và cách sắp xếp kho có thể ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa. Một số sản phẩm dễ bị biến dạng, ẩm mốc, oxy hóa hoặc suy giảm chất lượng nếu bảo quản không phù hợp.

Trước khi quyết định tiêu hủy, doanh nghiệp nên đánh giá mức độ hư hỏng, xác định nguyên nhân và kiểm tra khả năng khắc phục. Nếu sản phẩm không còn bảo đảm an toàn hoặc không thể phục hồi để sử dụng đúng mục đích, việc tiêu hủy có kiểm soát là phương án cần xem xét.

Sản phẩm lỗi sản xuất hoặc không đạt tiêu chuẩn chất lượng

Không phải tất cả hàng tồn kho đều là hàng đã qua sử dụng hoặc hết hạn. Nhiều nhà máy có những lô thành phẩm còn mới nhưng bị loại do sai thông số kỹ thuật, lỗi đóng gói, sai nhãn mác hoặc không đạt yêu cầu kiểm tra chất lượng.

Đối với nhóm này, doanh nghiệp có thể cần tiêu hủy hàng lỗi sản xuất để hạn chế nguy cơ sản phẩm không đạt tiêu chuẩn bị thất thoát và đưa ra thị trường.

Đặc biệt, các sản phẩm vẫn mang nhãn hiệu hoặc logo của doanh nghiệp cần được quản lý chặt chẽ trong suốt quá trình bàn giao và xử lý.

Hàng lỗi thời, ngừng kinh doanh hoặc thay đổi mẫu mã

Trong những ngành có vòng đời sản phẩm ngắn như điện tử, thời trang và hàng tiêu dùng, việc thay đổi thiết kế hoặc công nghệ có thể khiến một phần hàng tồn không còn phù hợp với kế hoạch kinh doanh.

Tuy nhiên, hàng lỗi thời không đồng nghĩa với hàng bắt buộc phải tiêu hủy. Nếu sản phẩm vẫn có thể sử dụng và được phép lưu thông, doanh nghiệp nên cân nhắc phương án bán thanh lý, điều chuyển hoặc tái sử dụng.

Trường hợp sản phẩm không còn khả năng khai thác giá trị, không đáp ứng tiêu chuẩn hoặc có yêu cầu bảo mật thương hiệu, doanh nghiệp có thể lựa chọn tiêu hủy sau khi hoàn tất thủ tục phê duyệt nội bộ.

Vì sao không nên để hàng hư hỏng tồn kho quá lâu?

Giữ lại hàng hóa không còn sử dụng được có thể khiến doanh nghiệp phát sinh nhiều chi phí mà không tạo thêm doanh thu.

Trước tiên là chi phí kho bãi. Những lô hàng không còn giá trị vẫn chiếm diện tích, làm giảm khả năng lưu trữ hàng hóa đang kinh doanh. Doanh nghiệp cũng phải dành thêm thời gian kiểm kê, quản lý và phân biệt chúng với những sản phẩm còn đủ điều kiện sử dụng.

Đối với hàng thực phẩm, hóa mỹ phẩm hoặc sản phẩm chứa chất lỏng, việc lưu giữ không phù hợp có thể làm tăng nguy cơ rò rỉ, hư hỏng bao bì và phát sinh vấn đề vệ sinh môi trường.

Một rủi ro khác là hàng không đạt chất lượng bị đưa trở lại thị trường ngoài ý muốn. Điều này đặc biệt đáng lưu ý với sản phẩm còn nguyên nhãn mác, bao bì hoặc có giá trị thương mại nhất định.

Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng kế hoạch rà soát định kỳ và quyết định phương án xử lý thay vì để hàng tồn không sử dụng được tích tụ qua nhiều kỳ kiểm kê.

Doanh nghiệp cần làm gì trước khi tiêu hủy hàng tồn kho?

Việc chuẩn bị kỹ trước khi tiêu hủy giúp doanh nghiệp kiểm soát số lượng hàng hóa, hạn chế sai lệch hồ sơ và lựa chọn được phương án xử lý phù hợp.

Kiểm kê và xác định tình trạng hàng hóa

Bộ phận kho cần tổng hợp danh sách những sản phẩm dự kiến loại bỏ, bao gồm mã hàng, tên sản phẩm, số lượng, tình trạng và địa điểm lưu giữ.

Nếu hàng hóa thuộc nhiều nhóm khác nhau, nên phân loại ngay từ bước kiểm kê. Ví dụ, thực phẩm hết hạn cần được tách khỏi linh kiện điện tử, hàng chứa hóa chất hoặc những vật liệu có tính chất nguy hại.

Đánh giá khả năng thu hồi giá trị

Trước khi đưa hàng vào danh sách tiêu hủy, doanh nghiệp nên đánh giá xem sản phẩm có còn khả năng sửa chữa, điều chuyển, tái sử dụng hoặc thu hồi nguyên liệu hay không.

Bước này giúp tránh việc tiêu hủy những tài sản vẫn còn giá trị kinh tế. Đồng thời, doanh nghiệp có thể xác định rõ phần hàng bắt buộc phải xử lý và phần vật liệu có thể thu hồi theo quy định.

Phê duyệt phương án xử lý nội bộ

Với những lô hàng có giá trị lớn, doanh nghiệp nên có sự phối hợp giữa bộ phận kho, kế toán, quản lý chất lượng và người có thẩm quyền phê duyệt.

Tùy theo quy chế nội bộ và loại hàng hóa, hồ sơ có thể bao gồm biên bản kiểm kê, đề xuất xử lý hàng tồn, quyết định tiêu hủy và danh sách sản phẩm được phê duyệt.

Lựa chọn phương pháp và đơn vị tiêu hủy phù hợp

Phương pháp tiêu hủy phải dựa trên tính chất thực tế của sản phẩm. Hàng hóa thông thường có thể được xử lý bằng phương pháp phá hủy cơ học hoặc những công nghệ phù hợp khác, trong khi sản phẩm chứa thành phần nguy hại cần tuân thủ yêu cầu quản lý chất thải tương ứng.

Doanh nghiệp nên tìm hiểu năng lực của đơn vị tiếp nhận, phương án vận chuyển, cơ sở xử lý và hồ sơ được bàn giao sau khi hoàn tất.

Đối với các lô hàng không còn khả năng kinh doanh, có thể tham khảo dịch vụ tiêu hủy hàng tồn kho để tìm hiểu quy trình thu gom, kiểm soát và xử lý theo từng nhóm sản phẩm.

Hồ sơ tiêu hủy hàng hóa cần chuẩn bị những gì?

Một vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm là chứng từ cần lưu giữ sau khi tiêu hủy. Trên thực tế, thành phần hồ sơ không hoàn toàn giống nhau cho mọi loại hàng hóa.

Đối với hoạt động kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp có thể chuẩn bị những tài liệu sau:

• Danh sách và biên bản kiểm kê hàng hóa dự kiến tiêu hủy.
• Thông tin về nguyên nhân sản phẩm không còn khả năng sử dụng hoặc kinh doanh.
• Biên bản đánh giá chất lượng hoặc tình trạng hàng hóa nếu có.
• Quyết định hoặc phê duyệt tiêu hủy theo quy chế doanh nghiệp.
• Hợp đồng và biên bản bàn giao hàng cho đơn vị tiếp nhận.
• Biên bản xác nhận tiêu hủy, hình ảnh hoặc video quá trình xử lý theo thỏa thuận.
• Chứng từ môi trường hoặc hồ sơ chuyên ngành khác nếu thuộc trường hợp phải thực hiện.

Riêng đối với việc ghi nhận chi phí và xác định nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp cần đối chiếu quy định hiện hành theo nguyên nhân hư hỏng, loại hàng và kỳ tính thuế liên quan.

Cần lưu ý rằng biên bản tiêu hủy do đơn vị dịch vụ cung cấp không tự động thay thế tất cả hồ sơ kế toán, thuế hoặc tài liệu pháp lý mà doanh nghiệp phải lập và lưu giữ.

Những sai sót thường gặp khi xử lý hàng tồn kho

Trong thực tế, một số doanh nghiệp chỉ quan tâm đến việc đưa hàng ra khỏi kho mà chưa xây dựng kế hoạch quản lý đầy đủ. Điều này có thể gây khó khăn khi cần kiểm tra lại số lượng hàng đã xử lý hoặc giải trình về sau.

Một số sai sót cần tránh gồm:

• Không kiểm kê và đối chiếu chính xác số lượng trước khi bàn giao.
• Trộn lẫn nhiều loại hàng hóa có đặc tính xử lý khác nhau.
• Không lưu giữ hồ sơ về nguyên nhân và quyết định xử lý hàng.
• Không kiểm soát sản phẩm còn nguyên nhãn hiệu, bao bì hoặc mã nhận diện.
• Không xác minh phương án xử lý và điều kiện pháp lý của đơn vị tiếp nhận.
• Nhầm lẫn giữa biên bản tiêu hủy và toàn bộ hồ sơ cần thiết cho mục đích thuế, kế toán.

Đặc biệt, khi hàng hóa sau khi thải bỏ được xác định là chất thải nguy hại, việc phân loại, lưu giữ, chuyển giao và xử lý phải đáp ứng những quy định riêng về bảo vệ môi trường. Không nên áp dụng quy trình tiêu hủy hàng thông thường cho những nhóm chất thải này.

Chủ động xử lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn

Tiêu hủy hàng hóa không nên được xem là giải pháp đầu tiên đối với mọi lô hàng bán chậm. Doanh nghiệp cần đánh giá nguyên nhân tồn kho, khả năng thu hồi giá trị và những nghĩa vụ liên quan trước khi đưa ra quyết định.

Với hàng hóa đã hết hạn, hư hỏng nghiêm trọng, không còn đủ điều kiện sử dụng hoặc cần loại bỏ để bảo vệ thương hiệu, việc xây dựng kế hoạch tiêu hủy có kiểm soát sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và quản lý kho hiệu quả hơn.

Nếu cần hỗ trợ khảo sát, thu gom và xử lý những lô hàng không còn giá trị sử dụng, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ hủy hàng và tiêu hủy hàng hóa của Môi trường Cửu Long. Tùy theo loại hàng, khối lượng và địa điểm, Cửu Long sẽ tiếp nhận thông tin để tư vấn phương án phù hợp.