Biên bản tiêu hủy hàng hóa gồm những nội dung gì?

Khi doanh nghiệp cần loại bỏ hàng hết hạn, hàng lỗi sản xuất, hàng hư hỏng hoặc sản phẩm thu hồi, việc tiêu hủy thường đi kèm với hoạt động kiểm kê, bàn giao và lưu giữ hồ sơ. Trong đó, biên bản tiêu hủy hàng hóa là tài liệu quan trọng giúp ghi nhận những thông tin liên quan đến lô hàng và kết quả xử lý thực tế.

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết biên bản cần thể hiện những nội dung gì, ai nên ký xác nhận và có cần lưu thêm hình ảnh hoặc video hay không. Bài viết dưới đây tổng hợp những thông tin cơ bản để doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ trước khi thực hiện tiêu hủy.

Biên bản tiêu hủy hàng hóa là gì?

Biên bản tiêu hủy hàng hóa là văn bản ghi nhận việc tiêu hủy một hoặc nhiều loại hàng hóa, thường thể hiện thông tin về các bên tham gia, thời gian, địa điểm, loại hàng, số lượng, phương pháp xử lý và kết quả thực hiện.

Trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, biên bản này có thể được sử dụng để đối chiếu hàng xuất kho với hàng đã tiêu hủy, ghi nhận việc hoàn tất xử lý và bổ sung vào hồ sơ quản lý nội bộ.

Đối với những lô hàng cần kiểm soát chặt chẽ như hàng lỗi mang thương hiệu, hàng thu hồi hoặc sản phẩm không được phép tái lưu thông, biên bản tiêu hủy còn giúp xác định phạm vi công việc và trách nhiệm của những bên tham gia.

Cần lưu ý rằng biên bản tiêu hủy thông thường không phải là một loại giấy tờ có thể thay thế mọi chứng từ pháp lý. Tùy loại hàng và nguyên nhân xử lý, doanh nghiệp có thể cần thêm các tài liệu chuyên ngành, kế toán, thuế hoặc môi trường.

Biên bản tiêu hủy hàng hóa cần có những nội dung nào?

Đối với trường hợp doanh nghiệp chủ động tổ chức tiêu hủy hàng hóa, nội dung biên bản nên được thiết kế phù hợp với mục đích quản lý và đặc điểm của lô hàng. Những thông tin dưới đây là gợi ý thực hành, không phải mẫu bắt buộc áp dụng cho mọi trường hợp.

Thông tin doanh nghiệp và các bên tham gia

Phần đầu biên bản nên ghi rõ tên doanh nghiệp sở hữu hàng hóa, đơn vị tiếp nhận tiêu hủy nếu có và những cá nhân tham gia xác nhận.

Tùy cơ cấu tổ chức, đại diện các bộ phận liên quan có thể gồm quản lý kho, kế toán, kiểm soát chất lượng, người được giao giám sát và đại diện đơn vị thực hiện xử lý.

Việc ghi nhận đầy đủ thông tin các bên sẽ giúp thuận tiện khi cần đối chiếu hoặc làm rõ nội dung sau này.

Thời gian và địa điểm tiêu hủy

Biên bản nên thể hiện thời gian thực hiện và địa điểm tiêu hủy thực tế. Nếu việc thu gom diễn ra tại kho doanh nghiệp nhưng tiêu hủy ở một cơ sở khác, cần phân biệt rõ địa điểm bàn giao và địa điểm xử lý.

Trường hợp lô hàng được xử lý qua nhiều đợt, doanh nghiệp có thể cần bảng theo dõi hoặc biên bản riêng cho từng đợt để tránh nhầm lẫn về khối lượng và thời điểm hoàn tất.

Thông tin về hàng hóa được tiêu hủy

Đây là phần cần được ghi nhận cẩn thận vì liên quan trực tiếp đến việc kiểm kê và đối chiếu hàng tồn.

Những thông tin thường được sử dụng gồm:

• Tên hàng hóa hoặc sản phẩm.
• Mã hàng, mã lô hoặc số nhận diện nếu có.
• Đơn vị tính và số lượng.
• Khối lượng thực tế hoặc khối lượng xác nhận.
• Tình trạng hàng hóa tại thời điểm bàn giao.
• Nguyên nhân cần tiêu hủy.

Nếu lô hàng có nhiều loại sản phẩm, doanh nghiệp nên lập bảng kê chi tiết làm phụ lục thay vì ghi tất cả vào phần nội dung chính của biên bản.

Lý do thực hiện tiêu hủy

Biên bản nên nêu rõ nguyên nhân khiến hàng hóa cần được loại bỏ, chẳng hạn hết hạn sử dụng, hư hỏng, không đạt chất lượng, lỗi sản xuất, thu hồi hoặc không còn khả năng sử dụng theo mục đích ban đầu.

Đối với những lô hàng tiêu hủy theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, lý do và căn cứ thực hiện phải được ghi nhận phù hợp với hồ sơ của vụ việc.

Việc trình bày nguyên nhân rõ ràng giúp bộ phận kho, kế toán và quản lý có cơ sở đối chiếu với hồ sơ phê duyệt xử lý hàng hóa.

Phương pháp và kết quả tiêu hủy

Phần này mô tả cách hàng hóa được xử lý và kết quả thực tế sau khi hoàn tất.

Tùy đặc tính sản phẩm, phương pháp có thể bao gồm cắt hủy, nghiền phá hủy, xử lý nhiệt hoặc những công nghệ khác phù hợp với điều kiện pháp lý và môi trường.

Thông tin cần ghi nhận nên phản ánh đúng hoạt động đã diễn ra, tránh sử dụng những cụm từ chung chung hoặc xác nhận hoàn thành khi chưa có căn cứ.

Nếu phương pháp xử lý phát sinh vật liệu cần tiếp tục quản lý, doanh nghiệp nên xác định rõ trách nhiệm đối với các thành phần đó theo thỏa thuận và quy định áp dụng.

Chữ ký và xác nhận của những bên liên quan

Biên bản thường có chữ ký của các cá nhân hoặc đại diện được giao trách nhiệm xác nhận quá trình tiêu hủy.

Với trường hợp doanh nghiệp tự tổ chức tiêu hủy, thành phần ký có thể được xác định theo quy chế nội bộ. Nếu thuê đơn vị xử lý, biên bản có thể cần chữ ký của đại diện các bên theo nội dung hợp đồng.

Đối với hàng hóa phải tiêu hủy theo thủ tục pháp lý đặc thù, thành phần ký và hình thức xác nhận phải tuân thủ quy định tương ứng.

Biên bản bàn giao và biên bản tiêu hủy có giống nhau không?

Đây là hai loại tài liệu có mục đích khác nhau, dù trong một số trường hợp có thể được lập gần nhau về thời gian.

Biên bản bàn giao hàng hóa ghi nhận việc một bên chuyển giao hàng cho bên tiếp nhận. Nội dung thường tập trung vào tên hàng, số lượng, tình trạng, thời gian và địa điểm bàn giao.

Biên bản tiêu hủy hàng hóa ghi nhận việc thực hiện xử lý và kết quả tiêu hủy theo phương án đã thống nhất.

Ví dụ, doanh nghiệp bàn giao một lô sản phẩm lỗi vào ngày đầu tiên nhưng quá trình tiêu hủy diễn ra sau đó. Khi ấy, biên bản bàn giao xác nhận hàng đã được tiếp nhận, còn biên bản tiêu hủy hoặc tài liệu hoàn tất xử lý xác nhận kết quả thực tế.

Việc lưu giữ cả hai loại tài liệu giúp doanh nghiệp theo dõi được quá trình chuyển giao và hạn chế nhầm lẫn giữa hàng đã xuất kho với hàng đã được tiêu hủy.

Những hồ sơ nên chuẩn bị kèm biên bản tiêu hủy

Để phục vụ quản lý và đối chiếu, doanh nghiệp có thể xây dựng bộ hồ sơ gồm các tài liệu phù hợp với từng loại hàng và mục đích xử lý.

Biên bản kiểm kê hàng hóa

Biên bản kiểm kê giúp xác nhận danh sách và số lượng hàng dự kiến tiêu hủy. Đây là tài liệu quan trọng khi doanh nghiệp cần đối chiếu dữ liệu thực tế với sổ kho và phần mềm quản lý.

Quyết định hoặc phê duyệt tiêu hủy

Với những lô hàng có giá trị lớn, doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục phê duyệt theo quy chế quản lý tài sản và hàng tồn kho.

Văn bản phê duyệt có thể ghi rõ lý do, phạm vi hàng hóa, bộ phận phụ trách và phương án xử lý được chấp thuận.

Hợp đồng và chứng từ bàn giao

Nếu thuê đơn vị bên ngoài thực hiện, hợp đồng và biên bản bàn giao giúp xác định trách nhiệm, phạm vi công việc, yêu cầu giám sát và tài liệu cần cung cấp sau xử lý.

Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ tiêu hủy hàng hóa của Môi trường Cửu Long để tìm hiểu cách tiếp nhận và tổ chức xử lý những lô hàng cần tiêu hủy.

Hình ảnh và video quá trình tiêu hủy

Hình ảnh hoặc video không phải lúc nào cũng là tài liệu bắt buộc, nhưng có thể hữu ích đối với hàng thu hồi, sản phẩm lỗi mang thương hiệu hoặc những lô hàng có yêu cầu giám sát đặc biệt.

Doanh nghiệp nên thống nhất trước về nội dung ghi hình, thời điểm ghi nhận và cách bàn giao dữ liệu sau khi hoàn tất.

Chứng từ môi trường và hồ sơ chuyên ngành

Đối với hàng hóa sau khi thải bỏ được xác định là chất thải nguy hại hoặc thuộc nhóm chất thải phải quản lý riêng, cần chuẩn bị và lưu giữ chứng từ theo quy định tương ứng.

Hàng hóa chịu sự quản lý của cơ quan hải quan, quản lý thị trường hoặc cơ quan chuyên ngành khác cũng có thể phát sinh các yêu cầu riêng về quyết định tiêu hủy, giám sát và xác nhận.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải quay video tiêu hủy hàng hóa không?

Không thể khẳng định mọi trường hợp tiêu hủy hàng hóa đều bắt buộc phải quay video. Yêu cầu này phụ thuộc vào loại hàng, thủ tục pháp lý áp dụng, điều kiện hợp đồng và quy trình quản lý của doanh nghiệp.

Tuy vậy, việc ghi hình có thể mang lại lợi ích đối với những lô hàng cần kiểm soát chặt chẽ.

Chẳng hạn, khi tiêu hủy sản phẩm mang thương hiệu, video có thể giúp doanh nghiệp kiểm tra quá trình phá hủy và xác nhận sản phẩm không còn nguyên trạng. Với hàng tồn kho số lượng lớn, hình ảnh cũng giúp bộ phận quản lý theo dõi tiến độ và đối chiếu từng đợt xử lý.

Đối với hàng hóa bị thu hồi, doanh nghiệp có thể cân nhắc ghi hình như một biện pháp hỗ trợ kiểm soát nội bộ, đồng thời tuân thủ các yêu cầu giám sát chuyên ngành nếu có.

Biên bản tiêu hủy hàng hóa có đủ để làm hồ sơ kế toán và thuế không?

Đây là vấn đề cần được phân biệt rõ. Biên bản tiêu hủy có thể là một phần trong bộ hồ sơ chứng minh hoạt động xử lý hàng hóa, nhưng không có nghĩa chỉ cần tài liệu này là doanh nghiệp đã đáp ứng mọi điều kiện kế toán hoặc thuế.

Việc ghi nhận giá trị hàng hóa và xác định khoản chi được trừ phụ thuộc vào nguyên nhân hư hỏng, tính chất hàng, kỳ tính thuế và các quy định đang áp dụng.

Doanh nghiệp cần phối hợp với bộ phận kế toán để chuẩn bị hồ sơ phù hợp, bao gồm thông tin kiểm kê, tài liệu xác định tình trạng hàng, phê duyệt xử lý và các chứng từ liên quan.

Đặc biệt, không nên nhầm lẫn giữa việc có chứng từ xác nhận tiêu hủy với việc khoản chi hoặc giá trị hàng hóa tự động đáp ứng điều kiện được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Những sai sót thường gặp khi lập biên bản tiêu hủy

Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp có thể gặp một số sai sót khiến việc đối chiếu sau này trở nên khó khăn.

• Không ghi rõ tên và chủng loại hàng hóa.
• Số lượng trên biên bản không khớp với danh sách xuất kho.
• Không phân biệt ngày bàn giao với ngày tiêu hủy thực tế.
• Thiếu thông tin về địa điểm và phương pháp xử lý.
• Không xác định rõ người tham gia hoặc người có trách nhiệm ký xác nhận.
• Không lưu giữ bảng kê chi tiết đối với lô hàng nhiều chủng loại.
• Không bổ sung chứng từ chuyên ngành khi hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt.

Để hạn chế những sai sót này, doanh nghiệp nên thống nhất biểu mẫu và danh mục hồ sơ cần bàn giao trước khi tổ chức tiêu hủy.

Nên chuẩn bị hồ sơ từ thời điểm nào?

Doanh nghiệp không nên đợi đến khi hoàn tất tiêu hủy mới bắt đầu thu thập thông tin. Ngay từ lúc quyết định loại bỏ hàng hóa, bộ phận phụ trách nên kiểm kê, xác định nguyên nhân và lưu lại những tài liệu cần thiết.

Sau khi có kế hoạch xử lý, doanh nghiệp trao đổi với đơn vị tiếp nhận về phương thức kiểm đếm, thời gian bàn giao, địa điểm xử lý và yêu cầu hồ sơ.

Quy trình chuẩn bị từ sớm sẽ giúp giảm nguy cơ thiếu chứng từ và thuận tiện khi cần phối hợp giữa kho vận, kế toán, quản lý chất lượng và đơn vị tiêu hủy.

Đối với các lô hàng tồn kho cần tiêu hủy, việc chuẩn bị bảng kê và thống nhất thông tin từ trước đặc biệt hữu ích khi số lượng hàng lớn hoặc được chia thành nhiều đợt xử lý.

Cửu Long hỗ trợ doanh nghiệp tiêu hủy hàng hóa và bàn giao hồ sơ

Môi trường Cửu Long tiếp nhận nhu cầu xử lý hàng hết hạn, hàng lỗi sản xuất, hàng tồn kho, hàng thu hồi và nhiều nhóm sản phẩm khác từ doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh và phân phối.

Quá trình triển khai được trao đổi theo đặc tính từng lô hàng, từ thu gom, vận chuyển, lựa chọn phương án xử lý đến yêu cầu giám sát và hồ sơ sau khi hoàn tất.

Doanh nghiệp nên cung cấp thông tin về loại hàng, khối lượng, địa điểm lưu kho và danh mục chứng từ mong muốn ngay khi gửi yêu cầu để được tư vấn phù hợp.

Để tìm hiểu thêm, vui lòng truy cập HuyHang.vn – Dịch vụ hủy hàng, tiêu hủy hàng hóa chuyên nghiệp hoặc liên hệ Cửu Long để trao đổi phương án xử lý thực tế.